Réunions en période COVID-19 – Mettons à jour de nos bonnes pratiques et actualisons nos usages !

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« On se voit ou on se fait une conf’ call ? » 

Début 2020, les réunions à distance étaient assez rares mais depuis mars dernier et l’accroissement du télétravail, c’est devenu la norme !  

Revoyons donc nos bonnes pratiques au regard des nouveaux usages pour garder des réunions productives. 

1. Ce qu’on continue de faire 

  • Être ponctuel à sa réunion ! 
  • Prévoir 15 min de battement pour changer de salle dans le cas d’une réunion en présentiel 
  • Accepter ou refuser formellement une invitation afin de faciliter la tâche à l’organisateur 
  • Proposer une alternative de date ou horaire dans le cas où l’invitation serait en doublon d’une autre pour le destinataire 
  • Si annulation de la réunion, le faire avec un délai de convenance acceptable et respectueux. Il est préférable d’adresser un petit mot lors de l’annulation pour éviter toute mauvaise interprétation 
  • S’assurer de l’efficacité de sa réunion 
    • En connaitre l’objectif et l’ordre du jour 
    • Préparer ses inputs 
    • S’assurer d’être le bon interlocuteur et d’avoir une plus-value à y participer 
    • Rédiger un compte-rendu en moins de 24h

2. Ce que l’on commence à faire 

  • Vérifier de ne pas accepter une réunion présentielle si elle est prévue sur une journée de télétravail 
  • Tester la connexion à distance 5 minutes à l’avance de la réunion. 
  • Privilégier les réunions courtes, la concentration dans une réunion à distance se perdant plus facilement 
  • Lever la main pour prendre la parole et ne pas couper la parole aux autres interlocuteurs 
  • Anticiper la conduite à tenir si la réunion s’interrompt de façon impromptue ! 
  • Couper son micro s’il y a du bruit autour et que vous n’avez pas besoin d’intervenir 


3. Ce que l’on arrête de faire 

  • Penser que toutes les réunions se déroulent en présentiel 
  • Être en mode « multi-tâches » car, certes, traiter ses mails en distanciel se voit moins mais cela altère la concentration et donc l’efficacité de la réunion 
  • Maintenir la vidéo tout au long de la réunion pour épargner la bande passante 

 

Que ce soit une réunion physique ou à distance, il faut toujours se poser ces questions élémentaires que sont les points abordés ci-dessus. Si les réunions physiques ont leur plus-value sur certains points, notamment de faire appel à tous nos sens, les réunions à distance ne sont pas à négliger ; il faut leur reconnaître l’avantage de gommer la distance qui nous éloigne, de façon simple et agile.

Il n’appartient maintenant plus qu’à vous  
d’avoir les bons réflexes pour vos prochaines réunions ! 

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