Concevoir une boutique IT en 5 points

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La boutique IT est un espace qui centralise les besoins des utilisateurs en rendant accessibles les services de la DSI en proximité. Elle permet notamment de récupérer du matériel et des consommables, de participer à des formations autour des outils du poste de travail ou encore d’accéder à des services d’assistance. Bien que la mise en place d’une boutique IT ne dépende pas de la maturité de l’entreprise ni de celle de sa DSI, il est vrai qu’elle est plus adaptée aux sites de taille conséquente. Pour bien concevoir votre boutique IT, votre projet devra avant tout se construire autour de votre stratégie Utilisateurs et de l’image de la DSI que vous souhaitez véhiculer.

Concevoir sa boutique IT en 5 points

 

Voici cinq étapes à suivre pour intégrer une boutique IT :

 

1. Déterminer la meilleure localisation

Bien concevoir votre Boutique IT, c’est d’abord lui choisir un emplacement central et facilement accessible. Son accès doit être affiché dans les endroits de passage tels que les ascenseurs, les cages d’escaliers, les sorties de salles de réunion, les points d’accueil, etc. Ayez une approche stratégique car votre objectif est de capter le plus grand nombre de personnes.

 

2. Définir son fonctionnement

À cette étape du projet, vous définirez les modalités pratico-pratiques qui vous permettront de gérer l’activité de votre boutique IT. Quels sont les profils de vos utilisateurs (commercial, directeur, etc.) ? Quels sont leurs besoins (matériel, conseil, assistance) ? Disposez-vous d’un catalogue de matériels ? Toutes ces questions permettront de définir la plage horaire d’ouverture de votre boutique IT. Par exemple, si vos utilisateurs sont nomades, il y a de fortes chances qu’ils s’y rendent plutôt en fin de journée.

 

3. Concevoir sa propre boutique IT

La modélisation de votre boutique dépendra avant tout de ce que vous délivrerez en termes de services. En ce sens, vous devrez définir les différents espaces qui constitueront votre boutique. Ces derniers doivent être reconnaissables par leur disposition et leur signalétique afin de faciliter les échanges. Veillez également à ce qu’ils soient modulables et adaptés aux heures d’affluence.

Ainsi, il est judicieux de concevoir un espace d’accueil pour orienter les utilisateurs au bon endroit. Si vous disposez d’un catalogue de services, vous pouvez imaginer un showroom. Pour délivrer des formations, prévoyez par exemple des écrans pour faciliter votre communication auprès des utilisateurs. Pensez également à anticiper la gestion des tâches au quotidien en aménageant des bancs de préparation et en ayant vos stocks à proximité pour faciliter les flux.

Enfin, le design et le choix du mobilier auront évidemment un impact fort auprès de vos utilisateurs sur l’atmosphère d’accueil. Ce sera, par ailleurs, l’occasion de marketer cet espace de la DSI sous forme de marque et de forger l’identité de votre boutique IT.

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4. Communiquer auprès des utilisateurs

Il convient d’informer vos utilisateurs de l’ouverture de votre boutique IT et du catalogue de services auxquels ils pourront accéder. Vous devrez aussi leur expliquer les bénéfices de ce nouvel espace. Imaginez une identité ainsi qu’une signalétique facilement reconnaissables, qui aident vos utilisateurs à comprendre ce que vous leur proposer et à quel endroit. Prévoyez des médias de communication différents et n’hésitez pas à intégrer de la gamification pour lancer votre service !

 

5. Prévoir des évolutions

Dans une optique d’amélioration continue, il est important de mesurer la satisfaction de vos utilisateurs. Vous pourrez par exemple installer des bornes pour recueillir, en direct, leurs avis. Cela vous permettra notamment de faire évoluer votre boutique en fonction de leurs besoins.

 

La boutique IT est un vecteur d’image pour votre DSI. Vous avez à présent toutes les clés pour la concevoir pas à pas !

 

 

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